Ne prenez pas à la légère la rédaction de vos documents commerciaux !
Bons de commande, factures et autres conditions générales de vente obéissent à des règles strictes qui, lorsqu’elles ne sont pas respectées, peuvent parfois conduire à des sanctions pénales.
Les mentions à faire figurer dans vos documents.
Le bon de commande
La vente de biens ou de prestations de services commence généralement par la rédaction d’un bon de commande. Il est recommandé de l’établir et de le faire signer au client avant tout travaux pour éviter toute contestation ultérieure sur l’existence et l’objet de la commande.
À cet égard, le bon de commande doit mentionner la nature et la quantité de biens vendus, le prix et la TVA applicable. Il peut aussi indiquer la date de livraison. Les conditions générales de vente peuvent également être inscrites au recto du bon de commande.
Une fois ce bon de commande signé, acheteur et vendeur sont, en principe, engagés, le premier à retirer la marchandise et à payer le prix, le second à la livrer dans les conditions prévues.
La facture et ses mentions obligatoires
Toute société vendant un bien ou une prestation de services à un autre professionnel est tenue de lui délivrer une facture comportant un certain nombre de mentions obligatoires : le défaut de facturation ou l’omission d’une de ces mentions peut être sanctionné par une amende de 75 000 € !
– La date de la facture.
– Le numéro de la facture.
– Le nom, l’adresse, le numéro SIREN du vendeur ainsi que son numéro intracommunautaire d’identification à la TVA. S’il s’agit d’une société, sa forme juridique et le montant du capital.
– Le nom et l’adresse du client ainsi que son numéro intracommunautaire d’identification à la TVA en cas d’opération dans un autre pays européen.
– La désignation et la quantité des produits (ou des services) vendus. La quantité devant être exprimée en unités de produit (ou service), en poids, volume ou taux horaire selon les usages de l’entreprise ou de la profession.
– Le prix unitaire H.T. de chaque produit (ou prestation), le taux de TVA applicable à chacun, le montant total H.T. de chaque produit, le montant total de la TVA par taux applicable et le prix total H.T., le montant de la TVA et le prix T.T.C.
– Toute remise de prix acquise à la date de la vente (ou de la prestation de services) et directement liée à cette opération.
– La date de paiement et les pénalités encourues en cas de paiement après cette date.
– Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé.
Les conditions générales de vente
Les CGV doivent mentionner toutes les informations ayant une valeur contractuelle concernant la vente des produits ou prestations de services, en particulier, celles relatives au prix. Elles doivent également reprendre les éléments nominatifs de votre entreprise et vous prémunir des désagréments avec quelques mentions. Elles peuvent être différenciées selon les diverses catégories d’acheteurs.
Les CGV doivent obligatoirement mentionner les conditions de vente proprement dites (délais et modalités de livraison, acceptation ou refus de l’annulation des commandes, retour de la marchandise…), le barème des prix unitaires des produits, les réductions de prix consenties aux clients et les modalités de règlement.
S’agissant des conditions de règlement, la loi LME indique que désormais le délai de paiement convenu entre les parties ne peut dépasser 60 jours à compter de la date d’émission de la facture ou 45 jours fin de mois (FDM). Et si aucun délai de paiement n’est indiqué dans les CGV, le règlement est du à 30 jours date de facture.
Quant au taux à appliquer pour calculer le montant des pénalités de retard, celui-ci peut être librement fixé, sans toutefois être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, soit 2,97 % au 1er janvier 2017. Ce seuil était d’une fois et demi le taux d’intérêt légal avant l’application de la loi LME.
Attention : en l’absence de mention des pénalités de retard dans ses conditions générales de vente, l’entreprise est passible d’une amende de 15 000 € (75 000 € s’il s’agit d’une société) !
Enfin, le montant des escomptes éventuellement proposés aux clients en cas de paiement avant l’échéance prévue doit clairement apparaître dans les CGV.
La communication des CGV s’effectue par tous moyens conformes aux usages de la profession. En pratique, les CGV sont habituellement reproduites sur les documents commerciaux de l’entreprise (devis, bons de commande, factures…). Elles peuvent aussi figurer sur ses documents pré-contractuels (documents publicitaires…) et annexes (écriteaux, affiches apposées sur les lieux de vente…). Elles peuvent également être transmises par voie informatique.
Sachant qu’en cas de litige avec un client, le vendeur doit être en mesure de prouver que ses conditions générales de vente ont bien été acceptées par celui-ci. Pour ce faire, il convient qu’il recueille son accord, par exemple en lui faisant signer une clause insérée dans un bon de commande au recto duquel figurent les CGV et selon laquelle il déclare en avoir pris connaissance et les avoir acceptées sans réserve.
Enfin, ren ne vous interdit de prévoir dans vos CGV des clauses vous assurant des garanties ou avantages dans vos relations commerciales avec vos clients tel que vous réserver le droit de reprendre le bien vendu en cas de non-paiement du prix (clause de réserve de propriété).
