Les notes de frais, génératrices d’erreurs et… de fraudes
La gestion des notes de frais demande du temps et des moyens. Aussi, de nombreuses entreprises n’y accordent pas l’importance nécessaire. Conséquence: la fraude interne coûte cher et peut avoir un réel impact sur les comptes d’une société.
Les TPE et les PME sont 2 fois plus touchées que les grandes entreprises
Pour le mesurer, la société Captio a analysé les rapports des frais transmis par les employés de 130 entreprises en 2016 soit près d’1,9 millions de frais de déplacements professionnels correspondants à 9 994 employés. Le montant de la fraude interne dans les entreprises européennes s’évalue à 53 772,87€ en moyenne par an et par entreprise en 2016.
D’après l’enquête, 12% des frais analysés sont potentiellement frauduleux : 15% des frais des TPE & PME et 10% des frais des grandes entreprises.)
Les différents types de fraude interne détectés dans les entreprises de toute l’Europe peuvent se regrouper en trois catégories :
- la fraude par montant, les montants des frais ne respectent pas les politiques de frais établies,
- la fraude par justificatif, les frais ne sont pas justifiés correctement,
- la fraude par date, il existe un problème ou une erreur dans la chronologie des frais.
Les principales conclusions de l’enquête :
- Les TPE et les PME sont 2 fois plus touchées que les grandes entreprises.
- Se faire rembourser des frais anciens est la fraude la plus répandue pour 33% des entreprises , suivie des cas de remboursements de frais doublés (26%), dépasser le montant maximal autorisé (13%) et des frais effectués le weekend (10%).
- Le coût de la fraude interne a diminué de 3,27% entre 2015 et 2016, ce qui s’explique notamment par la prise de conscience et la volonté des entreprises de mettre en place des solutions de gestion de contrôle efficace des frais de déplacements.
- La fraude interne sur les frais de déplacement est une des grandes préoccupations pour 77% des entreprises.
Les conséquences pour les entreprises sont multiples :
- Des conséquences économiques importantes à supporter pour les entreprises européennes : 53 772,87 € en moyenne par an et par entreprise ce qui représente un coût de 699,47€ par employé.
- La réduction de la compétitivité,
- Un changement dans les décisions stratégiques de la compagnie,
- La dégradation du climat de travail,
- Un préjudice porté à l’E-réputation de l’entreprise
Nécessité de définir un cadre réglementaire et de mettre en place des audits
Comment éviter cette fraude? La première étape est de définir un cadre réglementaire qui établira ce qu’est la fraude interne. Il s’agit de documents tels que les politiques de dépenses et les codes d’éthiques et de conduite. Il est également important d’établir des degrés de gravité de la fraude, ainsi que les mesures qui seront prises en cas de détection. Elles pourront aller d’un avertissement au licenciement pur et simple. Il est également conseillé de mettre en place des audits, à la fois internes et externes. En plus de permettre de repérer et sanctionner les fraudeurs, ils peuvent avoir un effet dissuasif évitant d’éventuelles incartades au règlement.
600 millions d’euros de notes de frais professionnels «non réclamés» en France
Cependant et si la fraude est indéniable, il apparaît que de nombreux salariés ne demandent pas systématiquement le remboursement de l’ensemble des frais avancés de leur poche. En janvier 2016, Unit4, le leader de solution d’entreprise pour le secteur tertiaire, avait réalisé une étude sur le sujet dans 9 pays (États-Unis, Canada, Royaume-Uni, Espagne, France, Pays-Bas, Allemagne, Belgique et Suède). L’étude estimait au total à 14 milliards le montant des notes de frais non réclamées. Pour la France seule, 600 millions d’euros de notes de frais professionnels resteraient «non réclamés», pour un montant annuel moyen de 212 euros par salarié. Trois raisons principales expliquent ces renoncements : montant trop faible, perte de justificatifs ou non envoi de la demande.
Reste à savoir si les notes de frais «oubliées» compensent les fraudes…