Fixation des congés payés : les modalités
L’été approchant à grands pas, l’employeur doit informer sans plus tarder ses salariés de la période retenue pour la fixation des congés payés sur 2023.
Nos experts ont préparé pour vous une synthèse de l’ensemble des modalités à connaître.
Période d’acquisition des congés payés
Les congés payés s’acquièrent sur une période de référence fixée du 1er juin au 31 mai de l’année suivante.
Cependant, des dates différentes peuvent être fixées par dispositions conventionnelles ou accord collectif d’entreprise.
De plus, certaines entreprises ont l’obligation de s’affilier à une caisse de congés payés (secteurs du BTP, du spectacle). Dans ce cas, la période de référence est fixée du 1er avril au 31 mars de l’année suivante.
Période de prise des congés payés
Si la période de prise de congés payés n’est pas déterminée par un accord d’entreprise, un accord d’établissement ou, à défaut, par votre Convention collective, l’employeur doit fixer la période de prise des congés, après consultation des représentants du personnel.
Elle doit cependant obligatoirement inclure la période légale du 1er mai au 31 octobre.
L’employeur doit ensuite la porter à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant qu’elle ne débute (soit au plus tard le 1er mars si vous retenez la période légale).
Ordre des départs
L’employeur fixe l’ordre des départs en congés des salariés.
Il doit pour cela tenir compte des critères suivants (sauf si d’autres critères sont fixés par la Convention collective ou un accord d’entreprise) :
- Situation de famille du salarié (présence au sein du foyer d’une personne handicapée ou d’une personne âgée en perte d’autonomie, etc.)
- Durée de service au sein de l’entreprise
- Activité chez un ou plusieurs autres employeurs
- Les salariés mariés ou pacsés travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.
Les dates de départs en congés sont communiquées à chaque salarié, par tout moyen, au moins 1 mois à l’avance.
L’employeur ne peut modifier les dates de congés après les avoir validées.
Toutefois, en cas de circonstances particulières (commande exceptionnelle, remplacement d’un salarié décédé, etc.), l’employeur peut alors reporter les congés à condition d’en avertir le salarié au moins 1 mois avant le report.
Cas particuliers
Le report
Le droit à congés doit s’exercer chaque année. En principe, ni l’employeur ni le salarié ne peut exiger le report de tout ou partie des congés sur l’année suivante. Celui-ci est toutefois possible dans certaines situations telles que le congé de maternité ou d’adoption, la maladie, etc. En dehors de ces cas, le report nécessite une autorisation expresse de l’employeur.
Les congés pris par anticipation
Les congés payés ne peuvent, en principe, être pris par anticipation (pris avant la fin de la période d’acquisition). Par conséquent, le salarié doit en faire la demande auprès de l’employeur.
L’employeur peut refuser une demande de congé anticipé. Toutefois, ce refus doit nécessairement être justifié par l’activité de l’entreprise ou l’ordre des départs en congés fixés dans l’entreprise. Ce refus ne peut en aucun cas être motivé par le fait que le congé soit pris par anticipation.
Si l’employeur accepte la prise de congés payés par anticipation, il est recommandé de formaliser cet accord par écrit et de mentionner le jour et les dates de congés.
La prise de congés payés par anticipation ne peut être imposée par l’employeur. Auquel cas, le salarié pourra demander une indemnité en contrepartie. Le salarié devra formaliser son accord par écrit.
Répartition des congés payés
Les salariés ne peuvent prendre la totalité de leurs congés payés annuels en une seule fois.
- Le congé principal doit être continu de 12 jours ouvrables / 10 jours ouvrés au minimum (2 semaines) et de 24 jours ouvrables / 20 jours ouvrés au maximum (4 semaines)
- La 5ème semaine doit être prise hors période légale
Toutefois, avec accord de l’employeur, les salariés ayant des contraintes géographiques (étrangers retournant dans leur pays d’origine par exemple) peuvent accoler la 5ème semaine à leur congé principal.
Fractionnement du congé principal
Si le congé principal (4 semaines consécutives maximum) n’est pas pris dans son intégralité durant la période légale de prise de congés (du 1er mai au 31 octobre), on dit qu’il est alors fractionné, c’est-à-dire pris en plusieurs fois.
Le salarié peut alors bénéficier de jours de congés supplémentaires dits jours de fractionnement, sous condition :
- le salarié doit avoir pris au minimum 2 semaines consécutives sur la période allant du 1er mai au 31 octobre
Les jours supplémentaires pour fractionnement sont de :
- 1 jour ouvrable (si le salarié prend entre 3 et 5 jours de congés en dehors de la période légale du 1er mai au 31 octobre)
- 2 jours ouvrables (si le salarié prend 6 jours minimum de congés en dehors de la période légale du 1er mai au 31 octobre)
Attention, la Convention collective ou un accord d’entreprise ou d’établissement peut fixer d’autres règles d’application des jours de fractionnement.
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