Distribution des fiches de paie : passez au coffre-fort numérique !
Distribuer les bulletins de paie de façon sécurisée : une obligation légale
La distribution de documents numériques sensibles, comme les bulletins de salaires, se fait très souvent par mail. Or, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose aux entreprises de distribuer ces documents par le biais d’un moyen certifié sécurisé, sous peine de sanctions pénales. Le coffre-fort numérique est la solution la plus adaptée pour distribuer vos bulletins de paie dématérialisés dans les règles.
Qu’est-ce que le RGPD ?
Le RGPD est un règlement européen qui encadre le traitement et la circulation des données à caractère personnel. Ce règlement oblige les personnes qui traitent des données sensibles à veiller à leur protection afin de renforcer les droits des personnes.
Dans le cadre de la gestion de la paie, le dirigeant d’une entreprise traite certaines données personnelles de ses salariés (identité, adresse, rémunération, relevé d’identité bancaire etc.) Il est donc de sa responsabilité de veiller au respect du RGPD durant tout le processus de paie.
Comment respecter le RGPD dans le processus paie ?
Selon les propres termes du Gouvernement, « depuis 2017, la dématérialisation de la fiche de paie est devenue le principe et le format papier l’exception, sauf en cas de désaccord du salarié ».
La distribution dématérialisée du bulletin de paie devant respecter le RGPD, la position de la Commission Nationale de l’Informatique et des Liberté (CNIL) est claire à ce sujet. « La messagerie électronique ne constitue pas un moyen de communication sûr pour transmettre des données personnelles, sans mesure complémentaire. »
La solution du coffre-fort numérique est donc plus que jamais au cœur des stratégies de digitalisation RH.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Coffre-fort numérique, coffre-fort électronique, coffre-fort virtuel ou e-coffre-fort. Voici toutes les appellations possibles.
Il s’agit d’un espace de stockage en ligne permettant à une personne physique ou morale d’archiver des fichiers numériques de haute importance, en toute sécurité.
Il peut être utilisé par l’employeur comme mode de distribution des fiches de paie à ses salariés dans l’objectif de répondre à son obligation de protection des données personnelles qu’il traite.
En un clic, l’employeur dépose sur le coffre-fort personnel du salarié son bulletin de paie. Cette solution offre de multiples avantages.
Pour l’employeur :
- gain du temps (plus d’impressions ni de mise sous plis)
- gain économique (plus d’encre, papier, enveloppes, timbres)
- démarche écologique
- sécurisation des documents (réponse au RGPD)
- accessibilité et disponibilité des données
Pour le salarié :
- accès personnel, gratuit, à vie (même en cas de départ de l’entreprise)
- espace de stockage de 10 Go
- archivage dans un lieu unique
- accès web ou mobile (Android, iOs)
- données personnelles sécurisées
- possibilité de recevoir d’autres documents en direct (factures d’énergies, impôts, e-commerce…)
Quelles sanctions encourues en cas de non-respect du RGDP ?
Une entreprise peut être sanctionnée pour non-respect du RGPD dans le cadre d’une plainte ou d’un contrôle effectué par la CNIL. Le RGPD prévoit des sanctions administratives et pénales en cas de violation du règlement, selon la nature et la gravité des faits.
Retrouvez en complément d’information le guide proposé par la CNIL.
Agilys est à vos côtés pour mettre en place un coffre-fort numérique !
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