Des précisions sur l’obligation de s’équiper de logiciels de caisse sécurisés
Tout commerçant doit tenir un livre de caisse (ou journal de caisse) au jour le jour (sous forme manuscrite ou informatique), présentant un suivi du solde journalier.
Que disent les textes et les premiers commentaires de l’Administration ?
A partir du 1er janvier 2018, afin de lutter contre la fraude à la TVA, les pouvoirs publics ont instauré l’obligation pour les entreprises qui utilisent une caisse enregistreuse, une balance éditant des tickets d’encaissement ou un logiciel de caisse, de recourir, à un « système sécurisé », c’est-à-dire, satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
Ces matériels et logiciels doivent être homologués auprès d’un organisme spécialisé. L’homologation doit être demandée au fournisseur de la caisse enregistreuse ou de l’éditeur du logiciel de caisse. Cette homologation prend la forme d’une attestation nominative comprenant certaines mentions obligatoires.
Qui est soumis à cette obligation ?
Les entreprises utilisant déjà des caisses enregistreuses, qui sont assujetties à la TVA et qui vendent des marchandises ou qui réalisent des prestations avec des particuliers
Précision : le dispositif ne se limite pas aux règlements réalisés en espèces. Il s’applique quel que soit le mode de paiement utilisé par le client.
Quelles sont les sanctions encourues ?
- En cas d’absence d’attestation, l’entreprise risque 7 500 € par appareil non homologué.
- En cas d’absence de mise en conformité après le 1er passage de l’administration fiscale, l’entreprise encourt jusqu’à 5 000 € d’amende par appareil.
Que devez-vous faire avant la fin de l’année ?
1er cas : vous remplissez chaque jour à la main un brouillard de caisse
- Il doit dorénavant comporter le détail des recettes journalières, retranscrites du facturier tenu à la main également
- Le solde de caisse, après inscription des dépenses, doit être reporté chaque jour
- Aucune rature ou surcharge ne doit en altérer la lecture
2ème cas : vous utilisez une caisse enregistreuse
- Il faut contacter votre fournisseur pour obtenir l’attestation d’homologation avant le 1er janvier 2018
- Si vous n’y parvenez pas, il faudra envisager de changer de matériel
3ème cas : vous utilisez ordinateur muni d’un logiciel de caisse enregistreuse
- Il faut contacter votre fournisseur pour obtenir une mise à jour de votre logiciel et l’attestation d’homologation attachée à cette version
- Si vous n’y parvenez pas, il faudra envisager de changer de matériel et de logiciel
Le suivi journalier du solde de caisse en complément de l’obligation fiscale décrite ci-dessus
- Il permet de garantir la probité de la comptabilité.
- Il évite une remise en cause de la comptabilité par l’administration en cas de contrôle fiscal.
- Il permet d’identifier les anomalies (Erreur de rendu monnaie, erreur de saisie, les vols, etc.)
Si votre caisse enregistreuse ou logiciel de caisse ne calcule pas le solde journalier de votre caisse, nous vous conseillons d’utiliser deux solutions :
Une feuille Excel
- Elle est personnalisable en fonction des spécificités de votre entreprise et de vos attentes
- Après la saisie des Z journaliers et des sorties de caisse, elle permet le suivi du solde de caisse journalier avec comparaison du solde Réel/Théorique
- Elle est simple d’utilisation
Le logiciel de caisse RCA
- Il a les mêmes avantages qu’une feuille Excel sans pouvoir, contrairement à celle-ci, être supprimé malencontreusement.
- Il permet également un suivi des chiffres clés de votre activité
- Il est conforme aux obligations légales liées au FEC
- Il s’adapte à tous les supports de travail : ordinateur, mobile & tablette
- Il est consultable à distance via votre navigateur internet
Pour plus d’informations, n’hésitez pas à revenir vers nous pour une présentation détaillée des solutions proposées.